Ett växande behov av service och högre krav på e-tjänster sätter press på kommunerna att digitalisera och automatisera sina processer i snabbare takt. Samtidigt tillåter inte de tekniska plattformarna de förändringar som behövs.
En knivig situation, men Per-Olav Gramstad, verksamhetsutvecklare på Karlskrona kommuns digitaliseringsenhet, tror sig ha hittat en lösning.
Plattformar med låg takhöjd
Per-Olav har hunnit med en del sen han gick ut Lunds Tekniska Högskola. Som IT-arkitekt på Danska IT- och Telestyrelsen jobbade han framför allt med tekniska standarder för dokumenthantering och identifiering. Efter ett EU-projekt som tog honom till Bryssel landade han på Halmstads kommuns e-förvaltning. Det var där han insåg att något som saknades var folk som både förstod kommunens verksamheten och kunde ta fram en plattform som verkligen stöder den.
Det var slående att olika verksamheter inte hade tillgång till samma information, och det gällde såväl interna handläggare som externa medborgare och kunder.
”Det fanns till exempel ingen koordinering mellan formulären. Men det var svårt att göra så mycket åt på grund av den tekniska plattformens begränsningar. Det var så att säga mycket tak och lite golv.”
Per-Olav tog med sig sina erfarenheter till Karlskronas kommunledningsförvaltning. Den stöder 11 nämnder, var och en med ansvar för ett verksamhetsområde, från utbildning och sjukvård till skola och miljö. ”Ytterst ska vi säkerställa handläggarnas, invånarnas och företagens informationstillgång och informationsutbyte.” Även här finns de tekniska begränsningar som mer eller mindre är gemensamma för alla kommuner, men också möjlighet till förändring.
Stuprören hindrar förändringsarbetet
Det grundläggande problemet, menar Per-Olav, är att varje kommun, och till och med varje verksamhet inom kommunen, arbetar i sitt eget “stuprör” eller silo som somliga säger. Det innebär att de inte samordnar sina processer och sina informationsflöden, trots att de till stor del har precis samma funktionella behov. Till råga på allt delas sällan data på IT-plattformen av användare inom samma verksamhet, till exempel en handläggare och medborgare som behöver komma åt samma information om ett ärende.
Många av landets 290 kommuner har omkring 20 myndigheter – förvaltningar och bolag – var och en med var sitt verksamhetsområde. Varje verksamhetsområde sköter sina upphandlingar själva. I praktiken är de en slags ”minimarknader” med två-tre IT-leverantör att välja mellan. Plattformen som köps in anpassas efter varje verksamhet. Den relativt låga volymen av ärenden i varje process och specialanpassningarna gör det mindre lönsamt att utveckla plattformen. Bristen på konkurrens ger inte heller leverantörerna mycket till drivkraft. Det har lett till att den tekniska utvecklingen har kommit rejält på efterkälken.
Det talas om en inlåsningseffekt: kommunerna sitter fast i föråldrad teknik som inte håller måttet utan att varken kunna få leverantören att byta ut systemet eller byta ut leverantören. Det är inte lätt att digitalisera en verksamhetsprocess det inte går att komma åt data eller utbyta data mellan processer. För att försöka leva upp till verksamhetens krav och kompensera för plattformens dåliga lönsamhet, genomför de istället projekt med många konsulttimmar. Många nöjer sig med lösningar som RPA (Robotic Process Automation) för att kunna automatisera och e-tjänster som i slutändan ändå genererar en PDF som måste matas in i systemet manuellt. Det blir lite som att ”sminka grisen.”
Initiativ till förändringsprojekt stöter på patrull gång på gång, säger Per-Olav. ”Till sist dör lusten att förbättra.”
Nya lagar och föreskrifter kräver förändring
De digitala förändringarna inom kommunen drivs framför allt fram av nya lagar och föreskrifter som i sin tur kräver nya arbetssätt och processer. Per-Olav tar ett aktuellt exempel: EU:s initiativ till en mer likvärdig bedömning av livsmedelsanläggningar som kräver att kommunerna använder nya modeller av riskklassning. Kommunerna åläggs att inspektera anläggningarna enligt modellerna och rapportera avvikelser till Livsmedelsverket som i sin tur återkopplar till EU. Men hur skapar man nya, effektiva processer som stöds av IT?
”Vi är 8 personer på digitaliseringsenheten. Ska vi digitalisera kommunen behöver vi göra det tillsammans med verksamheterna.”
Det är utan tvekan verksamheterna som vet vad som behövs och hur deras processer kan se ut. Men hur omsätter man kunskapen i digitala verktyg och flöden?
”I Halmstad gjorde vi en massa processkartläggningar, men ofta tog man sig inte tid att lösa behovet av informationsförsörjning.” Trots att det är så grundläggande att kunna mata in i eller hämta information från systemet är det ofta försummat. Det vill Per-Olav få ordning på. ”Vi ska kunna hjälpa verksamheten med att koordinera sina informationsflöden, och i den mån det går också automatisera dem.”
Per-Olav är trots allt optimistisk. Det finns hopp, och hoppet stavas Camunda.
Camunda öppnar för kreativt samarbete och effektivare processer
Det finns de som är vana att arbeta efter ISO9000 med planering, genomförande och uppföljning, till exempel inom äldrevården. Det finns system stöder att processerna presenteras och dokumenteras. Men risken är att de sen inte följs i praktiken.
Camunda, som kommunen nu har börjat använda, gör det smidigt att både rita upp en process och skapa en applikation som stöder den. Hittills har de gjort det för ovan nämnda riskklassning av livsmedelsanläggningar, och en e-utbildning som certifierar inköpare för kommunens e-handelssystem.
Just det faktum att alla intressenter kan dela processen och samarbeta kring processkartläggningen är av stort värde. Det går att simulera ett flöde, köra processerna på skärmen för att testa dem. När man är nöjd sätter man dem i skarp drift. Plattformen är byggt för automatisering och koordinering av informationsflöden mellan olika användare – precis det Per-Olav efterlyste.
Genom samarbetspartnern Apendos plattform är det dessutom lätt att förutse licenskostnaderna baserat på antal medborgare och användare på kommunen.
”Camunda har till skillnad från många plattformar ett stadigt golv och inte mycket tak som är i vägen för förändring.”
Vill du veta mer om Camunda och ett modernt processtöd för kommuner? Hör av dig till oss på camunda@apendo.se.