Hur ska en kommun kunna erbjuda bättre självservice och mer likvärdig och effektiv handläggning? Möjligheterna till en utökad budget eller fler anställda är trots allt starkt begränsade för de flesta.
För att lyckas behöver man kunna rita upp, testa och rulla ut nya processer. Processer som anpassas till de olika verksamhetsområdenas speciella behov och stödjs av den befintliga IT-plattformen. Och som så långt som möjligt automatiseras. Men är detta ens möjligt för kommuner som hålls tillbaka av tekniskt arv och budget?
Svaret är ja. Tack vare sin nya plattform för automatiserad ärendehantering är Karlskrona faktiskt redan i gång.
Idéerna blir verklighet
Per-Olav Gramstad är en eldsjäl bakom digitaliseringen av Karlskronas kommun, den blekingska sjöfartsstaden med 66 000 invånare. Han är smått lyrisk över den nya plattformen: ”Plötsligt går det att göra det jag brukade drömma om.”
Plattformen levereras av det svenska konsultföretaget Apendo och bygger på samarbetspartnern Camundas plattform. Den är byggd just för att möjliggöra snabb digitalisering för kommuner, och det utan att byta ut sin nuvarande IT-infrastruktur. Genom AI and processautomation kan kommunen nu börja erbjuda bättre tjänster med mindre resurser.
Så hur går det till?
Per-Olav beskriver hur det numera är enkelt att skissa fram en process tillsammans med folk från verksamheten i ett användarvänligt gränssnitt. Genom dra-och-släpp-funktioner bygger de klassiska flödesscheman som de flesta är bekanta med. När alla är nöjda skapar plattformen Camunda BPM helt enkelt en applikation som stöder processen. På så sätt kan alla berörda involveras och bidra. Ett utmärkt sätt för medarbetare i olika verksamheter och enheter att bryta sig ur sina isolerade ”stuprör” och få till ett närmare samarbete.
En annan avgörande fördel är att det går att simulera olika flöden, testa processer direkt på skärmen och göra förbättringar i dem innan de sätts i drift.
Synkar informationsflöden
Med hjälp av Camundas plattform kan de flesta processer åtminstone delvis automatiseras.
”Camunda koordinerar informationsflödet mellan de olika handläggarna, medborgarna och e-tjänsterna”, säger Per-Olav och understryker vad denna koordination leder till: snabbare och enklare service, mindre arbetsinsats för kommunanställda och inte minst: färre fel och missförstånd i handläggningen.
Ett konkret exempel är att när någon fyllt i ett formulär, och flera handläggare är involverade i ärendet, kan alla som behöver informationen få tillgång till den i det system de sitter på. Det må låta som en självklarhet, men så är det sällan idag, 2022.
Fantasin sätter gränsen för vad som kan automatiseras snarare än tekniken. För att nämna några exempel:
- Tilldela uppgifter utifrån tillgänglighet och kompetens
- Bevaka och eskalera uppgifter utifrån servicegarantier och handläggningstider
- Sammanställa beslutsunderlag så att rätt person har rätt underlag för rätt beslut
- Dela och kvalitetssäkra beslutsunderlag utifrån tillgänglighet och kompetens
- Erbjuda spårbarhet för likvärdig och transparent handläggning
Till dags dato har Karlskrona kommun bland annat utvecklat riskklassning av livsmedelsanläggningar och certifiering av inköpare för kommunens e-handelssystem med hjälp av Camundas plattform.
I det sistnämnda exemplet ser en anställd en instruktionsfilm och svarar på frågor. Om svaren är korrekta certifieras personen och registreras i systemet som en behörig användare av e-handelssystemet. Om något svar är fel uppmanas den anställde att försöka igen. Allt utan att någon annan anställd behöver involveras.
Det är förstås bara början, men det har varit värdefullt att använda Camunda i praktiken och kunna utvärdera vad plattformen går för.
Tydlig prismodell
Men vi får inte glömma det här med kommuners begränsade budget.
I normalfallet har man en massa licenser att betala och betalningsmodeller som bygger på användning. Det gör det svårt, för att inte säga omöjligt, att förutsäga kostnaderna. Dessutom blir de i praktiken för höga för en kommun. Apendo erbjuder en mycket enklare prismodell, där priset baseras på antal medborgare och användare i kommunen. Kostnaden blir rimlig och det går att sätta en budget – och att hålla den.
Använder befintliga systemen på nya sätt
Camundas BPM-plattform bygger på öppen källkod – open source – och fungerar som ett lager mellan användarna, både kommunanställda och medborgare, och kommunens tjänster. Den har ett öppet gränssnitt – API – som klarar att koppla ihop de flesta system och applikationer.
”På så sätt kan kommunen fortfarande använda sina befintliga plattform och verktyg, vilket gör lösningen synnerligen kostnadseffektiv.”
Vill du veta mer om Camunda och ett modernt processtöd för kommuner? Hör av dig till oss.
