Karlskrona kommun bryter ny mark i sin satsning på en ny plattform för automatiserad ärendehantering, Camunda BPM från Apendo. Den hjälper dem att skapa, testa och implementera nya processer på ett sätt som inte varit möjligt förut. Möjligheterna att skala upp och skapa synergier mellan verksamheter och kommuner är stora, men innebär samtidigt nya utmaningar.

Synergier mellan verksamheter och kommuner

Camundas BPM-plattform gör det möjligt för kommuner att utveckla snabbare och bättre digitala tjänster för sina medborgare, och effektivare handläggningsprocesser för sina anställda. Enkla användargränssnitt gör det lätt att samarbeta med anställda i verksamheten under utvecklingsfasen. När tjänsterna sen gått i drift, kan information om medborgare och ärenden delas mellan dem.

Plattformen bygger på öppen källkod och ett öppet gränssnitt (API) som kopplar samman kommunens anställda, invånare och tjänster nästan oberoende av vilka system och applikationer de baseras på.

Eftersom användarna hämtar e-tjänsterna via samma öppna gränssnitt skulle flera verksamheter, och i ett större perspektiv även flera kommuner, kunna dela samma tjänster och applikationer. På så vis skulle de kunna spara en hel del tid och pengar och dra nytta av varandras erfarenheter.

”Det finns helt klart en stor framtidspotential,” säger Per-Olav Gramstad på Karlskrona kommuns digitaliseringsenhet. ”Men vi tar ett steg i taget.”

Nya lösningar, nya utmaningar

Camunda hjälper Per-Olav och hans kollegor att lösa många tekniska utmaningar: ”Visst ser jag de tekniska möjligheterna, men nya utmaningar som dyker upp runt hörnet.”

Nya verktyg kräver ny kunskap. Hur delar vi till exempel de nya processerna med andra verksamheter? Det uppstår också legala frågor – vad säger lagstiftningen egentligen? Kommunen har inte heller gjort någon omorganisation än, vilket kan komma att behövas för att anpassa verksamheten till ett nytt arbetssätt.

Karlskrona kommun har identifierat informationsförsörjningens många utmaningar och är på god väg att övervinna flera av dem genom att själva bygga kopplingar till andra plattformar, bland annat till Microsofts. På så sätt löser man en betydande del av informationsförsörjningen.

Vad gäller framtida samarbeten mellan kommuner säger Per-Olav att det finns många möjliga modeller. ”Det gäller i så fall att komma överens om en som blir den gemensamma.”

microsoft-camunda

 

Utgå från gemensamma behov

Karlskrona har också som de flesta kommuner en stor bredd av verksamheter och tjänster. Frågan blir hur djupt man kan gå när man bygger stöd för de olika processerna -tiden och resurserna är trots allt begränsade.

”Vi kommer att behöva leta efter mönster och identifiera vad processerna har gemensamt. Det brukar gå att upptäcka likheter vid handläggning av olika ärenden. Sen kan vi sätta upp ett antal regler på insidan om hur de ska hanteras som kan användas av flera ärenden och verksamheter.”

Som exempel nämner Per-Olav att i de flesta processer och ärenden kommer de berörda personerna att behöva använda E-legitimation och hämta uppgifter från Folkbokföringen eller företagsuppgifter från Bolagsverket. Dessutom kommer mycket av informationen att behöva delas mellan olika myndigheter.

”I framtiden kommer kanske inte de traditionella handläggare vi är vana vid att behövas. Det som kommer att behövas är folk som är duktiga på gränssnitten mellan användarna, att förmedla information. Bättre beslutsunderlag som underlättar besluten. Handläggningsuppgifterna i sig kan till stor del automatiseras eller utföras på andra sätt.”

Det handlar inte bara om att dela tekniken utan också kunskapen. Ofta handlar det om att förstå de ekonomiska och juridiska konsekvenserna av den nya tekniken. Per-Olav tror att större enheter kommer att bygga upp sin egen kompetens medan de mindre behöver mer hjälp av digitaliseringsenheten.

Karlskrona kommuns riskklassning av livsmedelsanläggningar och certifiering av inköpare för kommunens e-handelssystem är två processer som nu stöds av Camunda. I båda fallen är det ”inte bara ett formulär” utan ett helt processtöd. Hur delar man ett sådant mellan verksamheter och kommuner på ett bra sätt?

”Det återstår fortfarande att ta reda på, men det stora är att det nu faktiskt är möjligt att göra tack vare den nya standardiserade plattformen.”

Det bör nämnas att Karlskrona inte är den enda svenska kommun som testar och använder Camunda som stöd för automatisering av processer. Sundsvall är till exempel en annan – här kan du läsa om deras arbete.

Små steg mot bättre arbetssätt

Med Camunda kan alla kommunens aktiviteter beskrivas, oavsett om de utförs av ”människa eller maskin”. Det går att rita en karta över dem och stegvis förbättra och automatisera arbetsflödena.

Per-Olav Gramstad jämför med det gamla sättet: det innebär mer gissande. Utvecklingen sker i stora språng, vilket ökar risken för att misslyckas. Med Camunda kan de ta många små steg och arbeta iterativt, vilket både minskar riskerna och förbättrar processerna. Det blir svårare att göra fel.

”Framöver kommer vi att ha förmåga att förändra vår egen verksamhet. Bara att göra bättre formulär kan förenkla handläggningen och förbättra en tjänst rejält. Och det är bara början.”

Vill du veta mer om Camunda och ett modernt processtöd för kommuner? Hör av dig till oss.

 

Mer läsning:

Så automatiserar Karlskrona kommun sina processer

Ny ärendeplattform öppnar för verksamhetsstyrd automatisering i Karlskrona kommun